De la préparation de votre soutenance à la délivrance de votre diplôme
Les informations ci-dessous sont valables pour les thèses qui seront soutenues avant le 31 décembre 2024.
Avant la soutenance
L’autorisation de soutenir une thèse est accordée par le président d’UBFC, sur proposition du directeur de thèse et après avis du directeur de l’École doctorale. La procédure est complètement dématérialisée.
La procédure se lance sur ADUM au moins deux mois avant la date prévisionnelle de la soutenance et comporte plusieurs étapes :
· La désignation de rapporteurs
· La proposition d’un jury
· Le dépôt électronique du manuscrit de thèse avant la soutenance
· La demande d’autorisation de soutenance
Vous devez préparer votre soutenance en concertation avec votre directeur de thèse, et ensuite saisir les informations dans votre profil ADUM.
Le modèle de page de garde à utiliser pour votre manuscrit est disponible ici et dans votre espace personnel ADUM.
En cas d’impossibilité d’un, plusieurs ou la totalité des membres du jury, la soutenance peut se faire totalement ou partiellement en visioconférence. Cela doit être indiqué au moment du lancement de votre procédure de soutenance dans ADUM.
Le jour de la soutenance
Vous devez vous munir des documents de soutenance à l’attention du jury, mis à disposition dans votre espace personnel ADUM dès l’autorisation de soutenir prononcée.
Soutenance à huis clos / Thèse confidentielle
Exceptionnellement, la soutenance peut se tenir à huis clos pour des raisons de confidentialité. Dans ce cas, le directeur de thèse doit compléter et transmettre à l’ED le formulaire de demande d’autorisation de soutenance à huis clos, pour avis de la direction de l’ED et décision du président d’UBFC.
Des accords de confidentialité à faire signer aux rapporteurs, aux membres du jury et aux invités éventuellement présents le jour de la soutenance sont disponibles dans votre espace personnel ADUM (si vous avez bien coché la case « thèse confidentielle » en préparant votre soutenance). En cas d’indisponibilité de ces formulaires, vous pouvez les obtenir auprès du secrétariat de votre école doctorale.
Soutenance en visioconférence totale ou partielle
En cas d’impossibilité d’un, plusieurs ou la totalité des membres du jury, la soutenance peut se faire totalement ou partiellement en visioconférence. Cela doit être indiqué au moment du lancement de votre procédure de soutenance dans ADUM.
Après la soutenance
Les documents de soutenance doivent être remis au secrétariat de votre Ecole doctorale dans un délai de 2 semaines.
La remise de ces documents de soutenance déclenche l’édition et la délivrance de votre attestation de réussite.
Vous devez déposer votre manuscrit de thèse définitif dans un délai maximum de 3 mois, après avoir procédé aux éventuelles corrections demandées le jour de la soutenance et mis à jour la page de garde (nom du président du jury).
Le dépôt du manuscrit définitif déclenche l’édition et la délivrance de votre diplôme.
La diffusion de votre thèse
Les établissements de soutenance ont l’obligation réglementaire de diffuser les thèses via leur intranet.
Si votre thèse est soumise à une clause de confidentialité, cette obligation ne sera mise en œuvre qu’à compter de la levée de la confidentialité.
Votre thèse sera également signalée via différents catalogues ou portails, le signalement d’une thèse soutenue étant une obligation légale pour tout établissement habilité à délivrer le diplôme de doctorat.
Les fichiers que vous fournirez seront transmis au Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES), qui assure l’archivage pérenne des thèses de doctorat. La conservation de la thèse est obligatoire, même si le document est soumis à une clause de confidentialité.
Outre les obligations réglementaires, vous pouvez faire le choix d’une diffusion libre sur Internet.
Vous pourrez en décider au moment de remplir les documents de soutenance.
Pour vous accompagner dans vos démarches de soutenance, nous vous invitons à consulter les documents ci-dessous :
Retrait de l’attestation de réussite et du diplôme
Deux documents vous sont remis après votre soutenance : une attestation de réussite et votre diplôme.
L’attestation de réussite
Dans un délai de 15 jours après votre soutenance, votre directeur de thèse ou le président du jury de votre soutenance doit remettre le procès-verbal de la soutenance. Dès lors, votre attestation de réussite pourra être éditée et vous être remise.
ATTENTION : aucun duplicata ne pourra vous être fourni.
Le diplôme
La remise du diplôme est conditionnée :
- à la remise du rapport de soutenance par votre directeur de thèse ou le président du jury de votre soutenance (dans les meilleurs délais après la soutenance)
- au dépôt définitif de votre thèse (en version électronique sur ADUM, en version papier auprès de votre ED) et à la remise du formulaire de dépôt de thèse soutenue (auprès de votre ED)
Une fois votre diplôme édité et signé par le Rectorat, vous êtes contacté(e) pour qu’il puisse vous être remis.
La délivrance du diplôme s’effectue selon les modalités décrites dans la procédure disponible ici.
Obligations réglementaires
Les établissements de soutenance ont l’obligation de diffuser les thèses via leur intranet.
Si votre thèse est soumise à une clause de confidentialité, cette obligation ne sera mise en œuvre qu’à compter de la levée de la confidentialité.
Votre thèse sera également signalée via différents catalogues ou portails, le signalement d’une thèse soutenue étant une obligation légale pour tout établissement habilité à délivrer le diplôme de doctorat.
Les fichiers que vous fournirez seront transmis au Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES), qui assure l’archivage pérenne des thèses de doctorat. La conservation de la thèse est obligatoire, même si le document est soumis à une clause de confidentialité.
La diffusion sur internet
Outre les obligations réglementaires, vous pouvez faire le choix d’une diffusion libre sur Internet.
Vous pourrez en décider au moment de remplir le Formulaire de dépôt de thèse soutenue.
Ce que vous devez faire après votre soutenance
Dans un délai maximum de trois mois après la soutenance, vous devez déposer votre manuscrit de thèse pour archivage et diffusion.
Vous déposez la version électronique définitive dans votre espace personnel ADUM, puis une version papier du manuscrit au secrétariat de votre école doctorale. Vous remplissez sur ADUM lee formulaire de dépôt de thèse soutenue, qui contient des informations sur la thèse (métadonnées, résumés, mots-clés), des informations bibliographiques et une attestation de conformité électronique. Une attestation de corrections est également jointe. En effet, le jury peut demander des corrections à l’issue de la soutenance. Ces corrections doivent être effectuées par vous-même et certifiées par votre directeur de thèse.
IMPORTANT
C’est ce dépôt qui enclenche la procédure d’impression du diplôme. Sans cela, le bureau administratif ne reçoit aucune information lui permettant l’impression du diplôme.