Doctorant ou encadrant, vous trouverez ci-dessous les réponses à des questions que vous pouvez vous poser. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, rendez-vous dans la rubrique Contacts et trouvez l’interlocuteur à qui vous pouvez vous adresser !
Inscription
Un doctorant UBFC peut-il s’inscrire indifféremment à UFC, uB ou UTBM depuis le transfert à UBFC ?
Non, le lieu d’inscription est celui de l’établissement de rattachement et d’hébergement du directeur de recherche.
Quelqu’un d’autre, au sein de l’unité de recherche, peut-il signer les documents administratifs à la place de son directeur ?
Quand la signature du directeur de l’unité de recherche est demandée sur le dossier d’inscription (ou tout autre document administratif), seul lui-même ou quelqu’un disposant officiellement d’une délégation de signature peut signer le document.
Démarches doctorants étrangers
La préfecture peut-elle exiger le certificat de scolarité pour délivrer le titre de séjour ?
Non. Aucun document officiel émanant de la Préfecture n’impose de joindre le certificat de scolarité pour l’obtention/le renouvellement d’un titre de séjour. Une attestation de pré-inscription, signée par le directeur de l’ED, suffit pour obtenir un récépissé (valable 3 mois). La remise du titre se fera ensuite contre remise de la preuve de l’inscription définitive (le certificat de scolarité ou une attestation d’inscription définitive signée par le directeur de l’ED).
Quelle est la démarche à effectuer quand un étudiant devient doctorant salarié ?
Les doctorants salariés, qui étaient auparavant étudiants en France et qui possèdent donc un titre de séjour « étudiant », ne doivent pas demander le renouvellement de leur titre de séjour « étudiant » mais doivent changer de statut pour passer « scientifique ». Il leur faudra présenter la convention d’accueil délivrée par l’employeur et un contrat de travail ou attestation d’embauche. Ils obtiendront ainsi un titre de séjour « Talent chercheur ».
Comment doivent procéder les étudiants dont le titre de séjour arrive à son terme avant le début de la période d’inscription ?
Ces étudiants, diplômés d’un établissement d’enseignement supérieur français, doivent déposer une demande d’Autorisation Provisoire de Séjour (APS) à la Préfecture. Cette APS portera la mention « Etudiant à la recherche d’un premier emploi ».
L’APS est un titre de séjour, valable un an non renouvelable (sauf pour les ressortissants indiens pour qui elle est valable un an renouvelable une fois), qui permet aux étudiants étrangers diplômés en France de chercher un premier emploi. Dès qu’ils trouvent un emploi et contractualisent, ils doivent changer de statut en fonction de leur situation. Pour ceux qui deviennent doctorants salariés, ils déposeront une demande de titre de séjour « scientifique », sur la base de la convention d’accueil délivrée par l’employeur et du contrat de travail ou attestation d’embauche.
L’APS est de droit : elle doit être demandée dans les 2 mois avant la fin de validité du titre de séjour, sur présentation d’une attestation de réussite au diplôme.
Demande d’autorisation d’inscription à l’Habilitation à diriger des recherches (HDR)
Les experts choisis par l’ED pour étudier une demande d’autorisation d’inscription à l’HDR peuvent-ils également faire partie du jury ?
Oui, d’autant plus que dans certaines disciplines les spécialistes sont rares. Mais l’ED doit être vigilante sur un éventuel conflit d’intérêt avec le candidat.
Un codirecteur étranger, qui encadre des thèses dans l’établissement mais sans être rattaché à une unité de recherche de l’école doctorale concernée, peut-il passer son HDR à UBFC ?
Oui, si les prérequis sont respectés et qu’il est a minima rattaché à une unité de recherche française. La décision revient à l’ED, puisque c’est elle qui instruit le dossier.
Formations
Combien de formations doit-on suivre pendant la durée de notre doctorat ?
Chaque école doctorale définit son volume d’heures de formations obligatoire. Veuillez contacter le secrétariat de votre école doctorale pour connaître le minimum d’heures de formation à suivre pendant la durée de votre doctorat.
Combien de formations peut-on suivre ?
Vous êtes limité à 7 formations transversales par an. Il n’y a pas de limite pour les formations spécifiques à votre école doctorale ni pour les formations hors catalogue.
Comment se fait-on rembourser des frais de déplacement aux formations ?
Vous devez contacter votre école pour connaître la procédure de remboursement de vos frais de déplacement aux formations.
Quand est-ce que je recevrai ma confirmation d’inscription ?
Vous recevrez votre confirmation ou refus d’inscription quelques jours après la date limite d’inscription à la formation.
Je me suis inscrit à une formation mais je ne souhaite plus y participer. Que dois-je faire ?
Si vous avez reçu votre confirmation de participation, vous devez avertir immédiatement le gestionnaire de la formation de votre désistement. Votre place sera proposée à un autre doctorant.
Si vous n’avez pas encore reçu votre confirmation d’inscription, vous pouvez annuler votre demande d’inscription depuis votre Espace personnel ADUM > rubrique « Formations » > « Formations en cours » > « Supprimer ».
Quand est-ce que mes heures de formation seront validées ?
Vos heures de formation seront enregistrées dès lors que vous aurez répondu au questionnaire d’évaluation de la formation.
Quand et comment accéder au questionnaire d’évaluation de la formation ?
A l’issue de la formation, vous recevrez un mail vous demandant de remplir le questionnaire d’évaluation de la formation.
Le questionnaire d’évaluation sera accessible depuis votre Espace personnel ADUM > rubrique « Formations » > « Evaluation des formations suivies ».
Comment obtenir mes attestations de participation aux formations que j’ai suivies pendant mon doctorat ?
Pour les formations suivies avant septembre 2016, une attestation de participation vous a été envoyée à l’issue de chaque formation. Vous devez garder ces attestations qui vous seront demandées lors de votre réinscription en doctorat ou pour votre soutenance de thèse.
Les formations suivies depuis septembre 2016 apparaissent dans votre « Récapitulatif de participation aux formations ». Vous devrez imprimer et faire signer ce récapitulatif à votre directeur d’école doctorale pour votre réinscription en doctorat ou pour votre soutenance de thèse.
Comment faire valider les heures d’une formation hors catalogue ?
Vous devez formuler votre demande de validation d’heures de formation « hors catalogue » à votre directeur d’école doctorale sur justificatif de participation. Votre directeur d’école doctorale décidera de la validation ou non de ces heures de formation.
Les doctorants de l’ED SPIM devront effectuer leur demande de validation d’heures de formation hors catalogue via le « formulaire de demande de validation d’heures de formation hors liste » disponible sur le site de l’ED SPIM. Ce formulaire, une fois rempli, devra être adressé au secrétariat de l’ED SPIM accompagné du justificatif de participation à la formation.
Comment enregistrer une formation hors catalogue sur ADUM ?
Après validation des heures de formations « hors catalogue » par votre directeur d’école doctorale, vous pouvez saisir les informations (intitulé de la formation, domaine, lieu, date, nombre d’heures validées) depuis votre Espace personnel ADUM > rubrique « Formations » > « Formation hors catalogue ». Vous devez obligatoirement joindre votre justificatif de présence en format pdf.
Les informations seront validées par le gestionnaire formations de votre école doctorale.
Je suis doctorant en dehors d’UBFC et je souhaite participer à l’une de vos formations transversales. Que dois-je faire ?
Vous devez envoyer votre demande par mail au gestionnaire de la formation souhaitée en joignant une copie de votre carte étudiant ainsi qu’une attestation de votre directeur de thèse vous autorisant à suivre la formation.
Codirection de thèse
Lorsqu’une codirection sans HDR est déjà en cours, le codirecteur doit-il régulariser sa situation en faisant une demande de codirection sans HDR au CAC UBFC ?
La procédure doit s’appliquer systématiquement pour toute nouvelle codirection, mais il n’y a pas d’obligation de faire une demande pour une codirection déjà en cours au 1er septembre 2017.
Une thèse peut-elle être codirigée par 2 codirecteurs ?
Non, depuis l’arrêté du 25 mai 2016, il ne peut y avoir qu’un seul codirecteur académique. En revanche, il peut y avoir un deuxième codirecteur s’il n’est pas académique, mais qu’il est un expert du monde socio-économique. Si deux personnes font une demande de codirections sans HDR pour une même thèse, c’est au directeur de thèse, en accord avec le directeur de l’unité de recherche, de choisir quel candidat peut faire une demande. Le nom du deuxième candidat et son rôle dans l’encadrement peuvent être indiqués dans la Convention individuelle de formation. Si nécessaire, sa contribution peut être valorisée auprès du CNU par la cosignature d’articles avec le doctorant.
Soutenances
Quels sont les documents à fournir au jury le jour de la soutenance et où les trouver ?
Les documents suivants sont à fournir au jury : PV de soutenance, rapport de soutenance, note à l’attention du jury, formulaire de dépôt électronique avant soutenance. Ils sont téléchargeables depuis l’espace personnel du doctorant une fois l’autorisation de soutenance saisie (rubrique Documents administratifs).
Les rapporteurs désignés dans le cadre d’une soutenance de doctorat ou d’HDR doivent, selon la procédure, ne pas avoir de publication commune avec le candidat. Qu’entendons-nous précisément par « publication commune » ?
Il s’agit d’articles en co-auteur, publiés depuis la thèse. Les chapitres de livre ne sont pas comptabilisés si le rapporteur et le candidat sont les auteurs de chapitres différents dans un même ouvrage. Ceci étant dit, il faut, comme toujours, interpréter les règlements avec discernement et ne pas être trop strict dans leur application, afin de ne pas bloquer le processus d’évaluation si, à l’évidence, il n’y a pas de conflit d’intérêt entre rapporteurs et candidat. Le directeur de l’ED peut toujours demander des précisions supplémentaires quant aux collaborations passées ou en cours entre eux. Il ne faut pas oublier que dans certaines disciplines les spécialistes sont rares, et donc se connaissent/collaborent entre eux.
Cotutelle
Dans le cadre d’une cotutelle, un codirecteur peut-il être associé au directeur de thèse français ?
Oui. Le nombre de directeurs/codirecteurs dans le pays de cotutelle ne compte pas au regard de la limitation à 1 codirecteur académique posée par l’arrêté du 25 mai 2016.